ANNEXE AUX CGV — 23 SEPTEMBRE 2026

Protection des données
de vos salariés.

1. Parties et instructions

L’employeur titulaire du compte est responsable du traitement des données de ses salariés.KIPDEV SAS agit en qualité de sous-traitant pour préparer, héberger, sauvegarder et restituer les projets de contrats. Cet accord fait partie des CGV acceptées lors de l’inscription. Les actions effectuées dans le compte et les demandes écrites de son titulaire constituent les instructions documentées. KIPDEV ne réutilise pas ces données à des fins publicitaires ni pour entraîner une intelligence artificielle. Si une instruction paraît contraire au droit applicable, KIPDEV en informe l’employeur.

2. Traitements concernés

Le traitement dure pendant l’utilisation du compte et comprend la collecte, le stockage, la modification, la génération de PDF et l’effacement. Il porte sur l’identité et les coordonnées des salariés et représentants de l’employeur, le poste, les dates d’emploi, la rémunération, les horaires, la classification et les conditions contractuelles. Ne renseignez ni numéro de sécurité sociale, ni diagnostic médical, ni autre donnée sensible inutile à la rédaction. L’employeur informe les personnes concernées et veille à la licéité ainsi qu’à l’exactitude des informations saisies.

3. Confidentialité et sécurité

KIPDEV limite les accès aux personnes habilitées, soumises à une obligation de confidentialité. Les communications utilisent HTTPS ; les mots de passe et jetons de session sont hachés ; les contenus de contrats sont chiffrés en base. Les autorisations sont contrôlées côté serveur. La base est stockée sur un volume persistant, avec sauvegardes quotidiennes conservées sept jours. Ces mesures réduisent les risques sans garantir une sécurité absolue. L’employeur protège son compte et les PDF qu’il télécharge.

4. Prestataires

L’employeur autorise le recours à Hostinger International Limited pour l’hébergement du service et de ses sauvegardes dans l’Union européenne. Cloudflare assure le DNS du domaine ; les contrats ne lui sont pas confiés pour stockage. La passerelle KIPDEV et Resend assurent les e-mails de compte, sans pièce jointe RH. Kipstats, service de KIPDEV, mesure l’audience après consentement, sans contenu de contrat. Stripe traite les paiements selon son propre cadre de protection des données.

KIPDEV impose à ses sous-traitants intervenant sur les données RH des obligations de protection adaptées et demeure responsable de leur intervention dans les conditions du RGPD. Un changement de sous-traitant RH est annoncé au titulaire du compte au moins trente jours à l’avance ; l’employeur peut présenter une objection motivée. Les contrats complets et les champs d’identité restent hors de l’assistant IA et leur hébergement est prévu dans l’Union européenne. Si un transfert devait être nécessaire, KIPDEV informerait l’employeur et mettrait en place les garanties requises avant son exécution.

L’assistant facultatif sollicite l’API OpenAI uniquement après une action et un accord d’envoi de l’utilisateur. Il est conçu pour des questions sans données personnelles ; seuls des paramètres limités du contrat peuvent les accompagner, sans identité ni texte libre du document. Son usage, les limites du filtrage, les durées de conservation du prestataire et les traitements possibles hors de l’EEE sont précisés dans la politique de confidentialité. N’utilisez pas cet outil pour lui confier un dossier salarié ou des données RH identifiantes. Le recours futur à un sous-traitant pour de telles données demeure soumis à l’information et aux garanties prévues ci-dessus.

5. Assistance et incidents

KIPDEV aide l’employeur, compte tenu des informations disponibles et de la nature du traitement, à répondre aux demandes d’exercice de droits, à évaluer les risques et à remplir ses obligations de sécurité. Toute violation de données personnelles portée à sa connaissance est signalée à l’employeur dans les meilleurs délais, avec les informations disponibles et les mesures prises. L’employeur reste chargé des notifications qui lui incombent auprès de la CNIL et des personnes concernées.

6. Restitution et suppression

L’export des données du compte est accessible dans les paramètres. Sur demande du titulaire, KIPDEV restitue ou supprime les données RH et leurs copies actives à la fin du service, sauf obligation légale de conservation. Les copies de sauvegarde expirent au plus tard sept jours après leur création et ne sont utilisées que pour une restauration technique. L’archivage d’un contrat dans l’espace client ne constitue pas son effacement.

7. Informations et audit

KIPDEV met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et permet les audits du responsable de traitement ou de son auditeur mandaté, selon des modalités proportionnées préservant la sécurité et la confidentialité des autres clients. Contact : yohann@kipdev.io.

Référence : CNIL — relations entre responsable de traitement et sous-traitant.